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溝通是管理之鑰,也是管理者的必修課【中華人事主管協會執行長 林由敏】

 

1分鐘下指令:主管講話超過1分鐘,部屬反而不明白了。》

推薦序---

 

溝通是管理之鑰,也是管理者的必修課

 

中華人事主管協會執行長/林由敏

 

說話的技術與藝術,一直以來都是受到大家津津樂道的一門學問,不論是職場上的主管及部屬、跨部門之間的溝通,甚至是面對客戶的溝通模式,我們該怎麼說、怎麼做,才能正確的傳達自己的意思與想法呢?

 

這本書的主旨言明,主管帶領部屬最重要的任務,就是要能夠提振士氣、讓部屬自律,誘導他們能夠自動自發的把事情做得更好。

 

每一章節後更以簡易圖表歸納出「1分鐘重點」,清楚解析1分鐘把話說完的祕訣,不論是想成為主管者、新手主管或是資深主管,閱讀本書都能收穫滿載,鍛鍊自己的管理職能。

 

書中提及,成功的好主管要懂得如何在1分鐘內傳達重點,乍看之下好像沒什麼困難,但是要在這麼短的時間內言之有物,並讓對方正確接收到訊息可就不容易了!現今時代資訊爆炸,每個人每天要接收的資訊何其多,能夠聚精會神的時間十分短暫,若主管交辦事項時總是長篇大論,部屬不僅難以抓到重點,更無法準確的執行任務,甚至需要耗費更多的成本來解決。

 

因此,管理者與部屬溝通時切莫急著說,也不要在部屬表達意見時搶著說,而是要想一想該怎麼說,才能說得淺顯易懂、說進部屬的心坎裡。可以用「關心」取代「批評」,以「我感覺……」來確認對方的心情;主管請用「肯定句的加油打氣」鼓勵部屬,別只一味的怪罪,或用自己的角度及標準來思考。

 

除了「說者」用對方式說話,「聽者」也要能夠正確解讀與執行。

 

通常我交辦完事項,都會要求員工複述一次,確保對方真的理解後才開始執行,並且定期報告進度,除了掌握進度,更能了解部屬是否在執行的過程中碰到困難。當進度延宕時,主管一定要了解部屬之所以進度落後的原因。先掌握整體事實的狀況,而非直接責備。因為部屬若不願意說實話,想要解決問題時,便會多出一道障礙。因此我會請部屬告知,究竟他遭遇到什麼難題,再一同思考解決辦法,引導他能夠順利完成任務。千萬不要讓部屬感到孤立無援,但也必須懂得適時放手,才能讓部屬的能力倍數成長。

 

主管的言行舉止與回饋,亦與部屬的「主動積極」息息相關。當部屬鼓起勇氣提出改善的建議,主管一定要放下手邊的事情耐心聆聽,並且探討出最佳對策,使其不夠周延的提議變得更加周全。鼓勵部屬勇於思考,以及選對讚美的時機,不僅能夠逐漸提升解決問題的能力,亦能帶動組織成員養成積極思考的習慣與風氣。

 

現今環境瞬息萬變,一個口令、一個動作的被動管理方式將難以生存,如何掌握下指令說重點的訣竅、帶出一流的高效團隊,已成為管理者迫切需要學習的課題!

 

 

 

沒有自動替代文字。

 

 


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