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隨著春季招募旺季的到來，各家企業越來越重視聘用人才的人格素質，同時也特別顧忌徵才風險，現今的求職者擁有比從前更多的資訊來源和技巧來迎合公司面試的需求，單純的依賴面試中的面談與觀察，常常會發生錯誤錄取資格、經歷與事實不符的求職者，也能造成公司財務或商譽上可能的損失！
根據SHRM(Society for Human Resource Management)的調查，求職者履歷經常造假項目包括：前一份工作到離職日期(66%)、薪資(57%)、職稱(52%)、學位(44%)及就讀學校(43%)等等。為了因應履歷造假情況，不少公司對於應徵人選會透過「員工背景查核」，事先調查應徵者「凡走過必留下」的痕跡；然而，重視人才素質並且審慎面對用人風險雖是好事，但一定要同時兼顧對待應徵者的尊重與個資保障，有些雇主會透過私下詢問，或是靠關係取得應徵者的過往資料，但如此檯面下進行的動作，事實上早已觸犯了個資法，中華人事主管協會資深講師 蘭堉生特別提醒人資管理者務必謹慎以對，不可為求一時方便而觸犯法規。
蘭堉生解釋，所謂的「員工背景查核」，又名徵信調查(reference check)，企業在進行招募人才時，可由人資管理者藉由員工背景查核的方式，了解該員在前份工作時的績效表現，並可事先調查對方的工作職能與操守等等狀況，避免應試者隨意杜撰自己的資歷，或者是誇大自己在前公司的績效表現。但是，粗糙的資歷查核程序，不僅會傷害求職者對公司的信任，雇主品牌以及企業形象，甚至是HR自己的專業地位也同樣會受到負面影響，因此蘭堉生認為，即使是為了降低企業因招募到錯誤的人才所帶來的風險，透過「員工背景查核」機制，仍舊必須運用「正當」、「合法」的方法和管道，在取得當事者同意之後，去核實求職者的個人履歷資訊的真實性。比方說，透過本人所提供的前公司聯絡人窗口，搭配嚴謹仔細的調查方法，以便過濾並拒絕資格不符或假扮的徵詢對象，按照正常且開放的流程去電或去函詢問該名員工在原公司的績效與工作表現、離職原因等，也可以在同樣事先取得本人同意的前提下，向對方的原公司提出書面資料申請，藉此檢閱對方在前公司所留下的作品和檔案，印證對方履歷所撰述內容的真實性。
蘭堉生進一步說明，背景查核可以依據「背景查核4W」原則，也就是「What」：應徵者過去專業背景是什麼？「Who」：誰需要做背景查核的動作(HR、資產管理者或用人主管)、向誰做？(前公司的主管、HR、同事…)、「When」：何時該做？(雇用前)以及「Where」：對方的何種經歷為優先？(前三份工作內)，執行的方式則可以有以下幾種：
a. 應徵者提供前份工作之聯繫窗口。
b. 透過私人關係私下詢問。
c. 藉由社群網路的方式(例如臉書、微博…)等，了解對方的相關訊息。
d. 口頭的詢問，書面報告的方式(書面報告通常須特別注意個資法)
那麼，在執行背景查核時，該注意哪些事項、才不會誤觸「個人資料保護法」呢？蘭堉生表示，內部正式的書面報告因為會被列入相關紀錄，在個人資料檔案建立的部分，務必先確認已取得當事者「書面」的同意授權書，方可使用或存留相關資訊，否則將背負法律責任；根據最新的就服法施行細則，雇主應盡量針對工作/職務/專業能力相關內容做詢問，避免論及具體的醫療/健康檢查、性別傾向、犯罪紀錄等「非屬就業所須之隱私資料」等問題。蘭堉生說，所有背景查核動作，建議都須取得當事者同意，否則不要貿然實行，以免觸法。至於有哪些情況符合「就業所需」，得以在合理正當的前提之下進行背景查核？答案是：雇主基於營業上的需求目的，如提高生產力、降低保險成本、避免雇主的侵權責任以及維護公共利益等理由，可提出符合就業所需的隱私資料查核，而必須查核的項目只要符合職務所必要、正當、合理的條件，如精密儀器操作人員，不適合招募健康與精神狀況不佳者、高危險工作也不可徵求懷孕女性等，都可被視為合法個案。
蘭堉生亦建議，高階主管、重要資產管理者、重要資訊管理者與人資從業人員(HR)，這些相關職務的應徵者都是最需要員工背景查核，因為他們將會是站在執行面最前端的人；中華人事主管協會執行長 林由敏表示，員工背景查核主要的目的，在於可以替人資管理者提供較精確且穩妥的招募依據，達到人才招募「去偽存真」、「適才適所」的最佳效益，同時也可避免因招募不當而産生人事成本的損失風險。而林由敏也特別提到，員工背景查核除了需要取得當事者同意以避免誤觸個資法外，如何能夠獲取應徵者原公司的同意以順利提出檔案申請，同樣也需要極佳的徵詢技巧；她建議人資管理者可選擇避開敏感的公司內部資訊，將想提問的重點放在該名職員的「工作態度」、「工作效率」、「和其他同事與主管的相處情形」等，較容易說服對方提供資訊。此外，員工背景調查的「問題/問卷」的設計與「口頭詢問技巧」是最需要掌握的重點，蘭堉生最後建議人資管理者透過專業訓練的方式，更了解實務操作以及相關的法令規範，避免錯誤錄用風險， 進而找到對的人上車！為了堅守不破壞求職者信任的前提，取得組織所需資訊，同時避免直接向同業揭露公司的徵才動向，委託專業合法的第三方調查機構來進行員工背景查核也是不錯的替代方案。
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