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創造遠距職場新樣貌 從主管信任和員工自律開始【震旦月刊】

創造遠距職場新樣貌 從主管信任和員工自律開始

文章出處: 文/溫慕垚.seesaw創宇數位執行長 /震旦月刊第598期

COVID-19新冠肺炎發生迄今已近一年半的時間,疫情持續至今雖已逐漸趨緩,但回想疫情之初,許多企業為了防疫,開始實施在家上班或是輪班的遠距工作方式,改變了過往在公司上下班的工作型態,主管們該如何有效掌控遠端管理,達到有效辦公呢?

 

2020年之初開啟了許多「遠距」辦公趨勢,其中伴隨來的商機,像是筆電、視訊會議設備、投影機等,都出現供不應求的狀況。除此之外,在職場中,也因應遠距辦公的需求,產生了不同的管理方式和工作模式。

 

「遠距」的意思是指不在同一個空間工作,但仍需要同步處理一些共同的事務,如果工作性質本身就可以獨立作業,其實疫情所造成的遠距工作型態就不會造成太大的問題,只是辦公空間從公司換到個人選擇的場域;但若是平時常需要溝通或是協力完成的工作,遠距的工作模式就形成了一項挑戰,與過往轉頭就可以討論,或是時不時召集到會議室開會的工作模式,有了很大的不同。對於管理者而言,過去在同一個辦公室的管理方式,在面對遠距工作的型態下,也需要在心態和行為上做出調整。


管理者的管理模式改變:採取信任、定期回報

管理者在面對遠距工作的型態,在管理的方式和心態上都需要調整。首先是管理的方式,過往習慣的「人盯人」和「召開會議」的管理習慣,在有了空間的距離後,就被迫要改變。

 

主管要習慣在「看不到人」的情況下,還能做好工作交辦和督導的責任。為了貫徹管理的職責,建議在遠距工作時,先制定一個每日工作表格,讓每位員工自己填寫每天的工作內容和進度,並放在一個公共的雲端空間,一來讓主管可以了解員工每天的工作進度,並適時給予回饋,二來讓員工自己清楚整理出一天的工作內容,以避免在個人空間中過度放鬆而產生工作上的疏忽,第三則提供給相關的合作同仁,了解哪些工作是需要互相配合,並在必要的時侯可以透過電話或視訊討論。

 

在管理的心態上,主管在遠距工作的情況下,更要對員工展現出「信任」的態度,千萬不要因為員工不在眼前,而心存疑慮,擔心員工是否偷懶,甚至時時查勤。其實遠距工作反而讓公司的管理制度更清楚,員工不管在公司或是家中,其責任都是要完成公司和主管交付的工作目標,因此,只要做好工作進度和成效的管理,其實也不需要太在意員工如何安排自己一天的工作時間,只要每日的工作進度清楚,按時回報,完成進度,就達到管理的目的。

 

員工的工作模式改變:自律主動、正常作息


員工在對應遠距工作的型態時,由於工作環境的改變,讓過去「正常」的作息時間,因為沒有了交通時間和固定工作空間而改變,所以也需要調整自己的工作習慣和心態。

 

在工作習慣上,過往每天要趕上班,花費通勤時間,在上班開始時整理自己的工作心態,再慢慢進入工作狀況,中午準時午休,晚上看著下班時間安排自己的工作進度,這些「常態」,在遠距工作時,都要靠「自律」來督促自己。不可諱言的,人都有惰性,當沒有人監督,又在自己的空間時,難免會有放鬆的心情,但雖然工作的空間改變,員工不應忘記自己是領公司薪水而需要付出工作的時間,更需要時時提醒自己,在「上班時間」要以公事為先,因此,每日工作表的填寫,有助於員工盤點自己的工作項目和內容,同時,該有的工作進度,也不能因空間的距離而有所延誤,反而應該更積極的運用自己的工作時間。

 

在工作時間的安排上,建議員工的「作息時間」要比照原本在公司工作的時間,在上班時間開始時,主動向主管回報自己已進入工作狀態,並主動提供當日的工作進度供主管檢視,若有需要跟其他同仁討論的事項,則要主動聯絡相關同仁,以電話或視訊的方式進行討論,一切以不影響工作進度為最高原則。

 

遠距工作也是一個檢視公司整體體質、員工工作效率和向心力的時機。公司在執行遠距工作時,可以有更客觀的角度來觀察員工的工作態度和效率,以及員工對工作和公司的態度,甚而從中作為評估員工的觀察,藉以更了解員工的工作方式,作為未來管理的依據。

 

員工自主工作管理下的三大類型:


1)主動積極型

若員工在遠距工作時,反而對自我有更嚴格的管理,積極主動回報工作進度,甚至因為有了更多自己的時間,可以好好思考工作的安排,找出更有效率的工作方式,藉由遠距工作的機會,增加自我負責的能力,這類的員工,是公司應該鼓勵而且培養的潛力員工。

 

2)按部就班型

若員工遠距工作的表現跟在公司一樣,每天按照工作時間完成主管交辦的工作,表現與在公司工作的時侯無異,此類員工就屬於中規中矩的員工,不會因為遠距工作而有了工作表現上的改變,但也沒有因此而有不同的表現,此類員工就適合執行類的工作,而不適合開創性的工作。

 

3)被動催促型

若有員工因為遠距工作而產生怠惰的心,在上班時間不一定找的到人,甚至沒有主動和準時的回報工作進度,表示不在主管的直接督導下,產生了工作心態上的放鬆,甚至影響了工作的效率,對於此類員工,就需要列入觀察,即使他日回到公司工作,也得要注意其工作時間的安排和成效的展現。

 

遠距工作是疫情下的工作型態改變,也是一個考驗人性的時機,不管是主管或是員工,都會因為遠距工作而必須要做出行為和心態上的調整。由於遠距工作本身就是一個挑戰工作常規的型態改變,若順應這個改變同時正向看待,對於公司和員工都不啻為一個自我檢視的機會,公司可以藉此機會判斷出員工的本質和潛力,主管也可以趁此機會調整自己的管理心態,試著給予員工更多的信任和空間,甚至公司可以考量遠距管理是否可以成為公司運作的常態,一來可以節省辦公空間的成本,二來可以藉由遠距工作的工具,給予員工更大的工作空間。

 

對於公司、主管和員工而言,都應該正面面對遠距工作的型態改變,並以更積極的態度,做好自我的調整,順應時勢,展現出管理和工作的新氣象。主管的「信任」和員工的「自律」,會是遠距工作下,職場調整的重點。

 

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