律出好夢想系列
~~名片管理
撰文：周純如
『Angela請給我上星期經銷商會議王總的名片』，這是一句擔任秘書工作朋友常聽到的熟悉字語，若是沒有做好詳實的名片管理，這時Angela一定抱著一疊名片，從第一張找到最後一張，幸運時可以很快速找到目標名片，好景不常時卻老找不到這一張小小的紙片。商場上的人際交往關係的顯現，藉由這張小小的紙片拉開序幕，它不僅是人脈存摺的累積，更是日後互動聯絡的重要媒介。
身為主管的秘書或助理每天面對一大堆名片，若無法用制度化及科技工具運用管理，將會耗費很多的時間在找尋名片。拜於科技發展日新月異，名片管理的工具不斷推陳出新，從以往最原始基本的名片簿／名片整理箱 → excel檔案建立→ outlook聯絡人 →名片王（掃瞄歸檔）→ 名片全能王（拍照歸檔），不論科技如何演進，執行者必須因應主管或管理方便性而習得各項應用，茲將名片管理之應用面說明如下：
|
傳統式歸納名片工具類別
|
|
名片數量
|
適用工具
|
示意圖
|
|
較少
|
一般名片簿或活頁名片簿
|
|
|
較多
|
名片整理箱
|
|
|
不限
|
個人電子名片機
|
|
|
不限
|
Excel檔案
|
|
|
不限
|
Outlook聯絡人
|
|
|
不限
|
名片王（掃瞄歸檔）
|
|
|
不限
|
全能名片王（照相歸檔）
|
|
名片管理的基本觀念：
1. 收到主管交付給您名片的第一時刻請先將見面日期／主題／會面場合詳實註記完成。
2. 傳統紙張型式轉變為數位化型式
3. 分類的邏輯：
(1) 依行業別／公司別／職稱別區分
(2) 依國家別／區域別區分
(3) 依來往密切度區分
(4) 依英文或國字的部首、字母、姓氏筆劃來區分
有鑑於科技產品日新月異，名片資料知識化及系統化演進，筆者目前皆使用以下的科技產品，效率化的整理名片，茲將整理歸檔步驟一一說明如下：
|
步驟
|
執行說明
|
操作圖示
|
|
1
|
將欲歸檔之名片先行編號如右上方圖文框：A130001，
『A』為類別代號，可依需求增加設定
『13』為2013年
『0001』為名片序號，依經驗值一年設定一萬張『0001~9999』名片應該足夠的，若是一年內名片歸檔數為一千張，可以設為三碼『001~999』，可自行參酌
|
|
|
2
|
使用數位名片掃瞄器將實體名片進行正反面掃瞄，可單張或批次執行
|
|
|
3
|
掃瞄完成後，此影像檔及資料將會直接儲存於電腦系統內，並且產生下方圖檔，此時您只需比對資料是否正確，比對完成後存檔即可。
|
|
4
|
將此名片存入閒置的名片盒內，並且依序號排列整理，爾後若需要查看實體名片只要依序號取出實體名片即可。
|
|
|
5
|
可將每一年度的名片集中歸納一起。
|
|
|
手機版名片王操作法
|
  
|
名片管理雖僅是秘書工作中的一小部份，但也能練就庶務工作的思考及整理邏輯，為今日事今日畢的工作，必須每天找空檔時間完成歸檔，也可利用工作效能較差的時間來執行名片掃瞄工作，不失為時間利用的好方法。
|
轉寄好友
推至Plurk
推至facebook
