制度機制的建立，都是從粗略開始。經由運用執行累積實務經驗，不斷的改善優化，逐漸提升細緻度及增加涵蓋度。這是精益求精、不斷提升制度機制效益的必要做法。
但是長久下來，制度機制往往變成一個非常龐大、複雜的系統。設計的人甚至會自傲的認為：這是一個幾近完美的制度機制。
然而，組織是一群不同經驗、不同能力層級的人所組成；一個龐雜的系統是很難讓組織的一般人員，易於學習及清楚掌握的，更難奢望融會貫通。所以，要求所有人都能落實執行制度規範，不但緣木求魚，且效率品質反而低落。假如一個公司各方面的制度都已十分龐雜，那更容易陷入全面性的低效率及僵固化。
「化繁為簡」，就如同「見山是山，見山不是山，見山又是山」的道理。制度設計，經過長時間累積豐富的實務經驗、細緻的整理規劃、以及充分的融會貫通，我們必然會發覺：哪幾個部分是真正的核心，哪些是疊床架屋；哪些只要確實掌控幾個源頭關鍵點，相關狀況就幾乎不會發生。也有很多情況，發生的機率非常非常低，寧可放棄或禁止，反而能省去大量的人員精力耗損與成本的節省。
所以「化繁為簡」是有方法的。透過去蕪存菁、專注提升，就能從「見山不是山」，跳脫提升到「見山又是山」這個層次；而這個經過「精淬」過的很精實的制度，會更「易學易用」，自然執行度強、落實度高。
另外，一個組織必須要注重三個面向，來協助制度的精簡：
一、建立優質組織文化。
二、注重讀人識人用人。
三、善用數位智能工具。
因為制度的設計與運用的場域，是息息相關的。場域由人組成，招募時注重人員的素養、品格、價值觀，在場域正向行為規範的薰陶下，形成優質的組織文化，制度就不需要在一些很基本的部分做闡述，也不需要制定過多的「防呆機制」，同時也會減少防弊機制的設計。這些也都是導致制度龐雜的原因。
工具，永遠是解決問題最好的幫手。智能工具更是能將複雜的機制自動化，是「化繁為簡」最為有效的工具。
制度機制設計者應該時時刻刻關注制度如何「化繁為簡」，注重制度的「塑身」，讓制度清爽，執行與落實就簡易多了。
出處：聯強EMBA
作者：杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)
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