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企業啟動「在家上班」後,HR該注意的幾件事【HR好朋友】

企業啟動「在家上班」後,HR該注意的幾件事

原文來源:HR好朋友/徐子捷

台灣疫情嚴峻,本土確診數持續天天破百。對此,中央流行疫情指揮中心指揮官陳時中在昨日(25)記者會上宣布,原訂 5 月 28 日結束的全國第三級警戒延長至 6 月 14 日。

各大企業也為避免發生辦公室群聚,多數採取在家上班(WFH)或分流辦公等措施。 然而,當企業啟動在家上班(WFH)後,HR 該注意哪些事情呢?

過勞年奪數十萬人命!「在家工作」更容易超時

世界衛生組織(WHO)日前公布的一份報告寫道,超時工作一年奪走數十萬條人命,而這樣的趨勢恐因2019冠狀病毒疾病(COVID-19)疫情而加速惡化。

該項研究顯示,2016 年 74 萬 5 千人死於和長工時有關的中風和心臟疾病。和2000年相比,攀升近30%。而其中有 72% 受害者是中年或更年長男性。

這項研究的時間雖然並未包含受到 COVID-19 大流行疫情期間,但世衛官員表示,遠距工作激增的狀況下,恐升高這些風險。

因此當企業實行在家上班(WFH)政策時,更應該注意員工工時與出缺勤的狀況。

根據《勞工在事業場所外工作時間指導原則》第 2 條第 6 款規定:「在外工作勞工之工作時間紀錄方式,非僅以事業單位之簽到簿或出勤卡為限,可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載,例如:行車紀錄器、GPS 紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具,於接受勞動檢查時,並應提出書面紀錄。」因此雇主除「有義務主動記錄」員工的工作時間,並注意員工的出勤紀錄有無異常外,也要特別注意,在家上班採用遠端打卡並不等於「責任制」,公司仍然必須遵守一天正常工作八小時的上限,只是放寬了打卡的地點及方式。

在家工作(WFH)的必備條件都準備好了嗎?企業又該注意些什麼?

員工在家上班(WFH)雖然替公司省下了一筆開銷(冷氣、水電等),但往往居家的設備、環境等條件比不上公司條件,因此雇主對「合理可行範圍」內應注意、能注意之一般責任等事項負預防義務, 進行工作空間風險評估

在勞動部職業安全署官網上有 2 張表可以提供各位HR們參考,分別為:居家上班職安衛檢核表居家上班工作空間風險評估表,這 2 張評估表除了可以讓企業提前預防員工在家上班可能遇上的問題,也能適時針對不足地方作出關心。另外,也有不少企業提出疑問:「針對在家工作者,是否也需等同廠場提供相同程度的保護?」

對此,勞動部職業安全署也提醒,《職業安全衛生法》將適用於各業,但同時也考量到事業規模、性質及風險等特殊因素,授權中央主管機關得指定公告某一事業得僅適用該法的部分規定。換句話說,對於適用職安法有困難的事業(如家庭僱用之幫傭、管家、保母、司機等家事服務業),已參考國外經驗與作法,並邀集相關單位研商,初步所獲共識為僅適用雇主對「合理可行範圍」內,應注意、能注意之一般責任等事項負預防義務,與一般廠場工作場所,雇主應設安全衛生設施、實施安衛管理及教育訓練等義務並不相同。

在家工作(WFH)後,如何與員工保持友好溝通?

處於疫情快速傳播的時期,啟動在家上班(WFH)不只保護員工也保護企業本身。但當斷開人與人之間的連結時,關心員工的動作還是不可少!特別是,畢業生求職季緊接著登場,如何趁機打造出優良的僱主品牌,也是各位 HR好朋友們要思考的事情。

人資專家溫蒂小姐在個人部落格中,針對「如何與遠距團隊保持良好溝通」的議題中提出 3 點建議:

  1. 安排「叢發性」溝通(Bursty Communication)的時間
  2. 釐清溝通的情緒意涵
  3. 只用聲音來溝通

溫蒂小姐強調,「有效的溝通」和「關心員工的健康」對一個好的管理存在相當程度的重要性。

疫情過後,還能在家上班(WFH)嗎?

因應疫情所實施的在家上班(WFH)政策,有辦法延續到日後的工作中嗎?據國外調查報告顯示,與每天到辦公室的員工相比,在家工作者因省去通勤時間,每個月的可工作時間多出 1.4 天;同時也因為效率增加,在家工作者平均多獲得 17 天的休閒時間。

另外,美國 Glassdoor 的報告中也發現,減少通勤會提升員工的健康和士氣,有 70% 的員工喜歡混合式的工作模式(進辦公室與在家工作相互搭配);26% 的員工希望完全在家上班;僅有 4% 的員工希望完全回到公司上班。

提供彈性的上班時間與模式,或許是在疫情過後,企業打造雇主品牌時的可以認真思考的點。

 

 

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