高效遠端工作經驗分享 事半功倍的關鍵習慣養成術
文章出處： 文／劉潤‧潤米諮詢董事長 /震旦月刊第598期
如何與同事高效地遠程協作？這是一個困擾公司和員工的問題。當遠程辦公成為潮流趨勢，辦公逐漸脫離時空的桎梏。從某種程度上更加靈活，但同時由於缺乏即時溝通，效率得不到保證。
遠端辦公是一個成熟的政策，比如跨國公司的辦公室之間本來就分佈得比較遠，所以團隊之間、員工之間的跨地域遠端協作是非常重要的基本技能。遠端辦公最大的挑戰是管理和溝通效率下降。
遠端辦公面臨兩大問題
1）管理效率下降
管理效率下降原因在於管理者見不到員工，沒辦法非常快速地安排工作、調整節奏，員工在做什麼，遇到什麼問題，也沒辦法即時請示或得到指導，溝通合作方面會遭遇挑戰。
2）溝通上不佳
大家在一起遇到問題時，一抬頭就能跟旁觀同事討論，需要協助就喊一聲，大家可以快速地召集開會等等，這些事情在遠程辦公裡做不到。尤其是每個人都在家裡或者異地辦公室，如果有員工不在工作，管理者其實也不知道；是不是因為心情焦慮，刷著手機無心工作，管理者也無法知道。
3個訣竅讓你更高效
>>第一個訣竅：加強定期溝通
建議大家要開始實行兩個制度：
1. 早會制度
2. 晚報告制度
這兩個制度是遠端工作有效率地基本保障。在公司上班的時候，大家的出勤狀態一目了然。可是遠端辦公又暴露另一個盲區－管理者很難知道員工是否準時出勤。
其實，準時上班這件事非常重要。當大家都在同一個時間段上班，才有彼此協同的基礎。遠端工作是工作地點換了，工作時間段沒有換，因為大家需要協同，所以需要建立早會制度。早上9點，每個部門都在微信群裡開個語音會議，溝通今天我們要做的事情是什麼，每個人分別要做什麼。每個人都在會議中簡單地講一分鐘，分享今天大概要做的事情，這個早會的目的是大家互相提醒：「我們需要開始一天的工作了。」
晚報告則是總結一天成果。晚報告時，每個人需要透過釘釘（DingTalk）或者企業微信，盤點今天做的事，每件事做到什麼程度，今天的工作，有一個怎樣的結果交付給大家。所以早會晚報告，這兩個制度是遠端辦公時很重要的基本管理方式。
>>第二個訣竅：把目標拆解為任務
為了避免在遠端辦公時失去目標，我們需要把目標拆解到一個個任務上，把objective拆解為task。目標要達成，每天的task也就是任務先要執行到位。
舉個例子，公司要向顧客交付一套非常大的軟體程式，中間可能涉及到300多個功能。作為專案管理者，就要把目標聚焦到這週的待辦事項與今天要做的工作。把目標拆解為以天為單位的任務，同時也是訓練一個人的管理能力。
>>第三個訣竅：公司準備好線上協作工具
現今的溝通工具已經設計得非常完善，比如微信、企業微信和釘釘系列即時溝通工具。但是大家辦公的時候，往往要基於同一個檔案、共享協作檔案，而即時溝通工具並不能傳輸檔案過大的內容。
擔心效率低？試試這4類遠端辦公工具
1. 文檔類——石墨文檔、Office365
支援多人在同一篇文檔上同時做修改。參與一個項目計畫或者一篇報告時，老闆、助理、專案經理、策劃員工，通過石墨或者Office365，大家可以線上共同修改同一篇文章，達到協同目的。
2. 傳輸類——雲端空間
把每一天工作的成果都上傳到雲端空間，每天結束的時候，每個人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基於這個成果來做第二天的工作。釘釘和企業微信裡面都有類似的功能。
3. 管理類——Teambition
就是大家完成一個項目管理任務的工具，比較典型的就是像Teambition這樣的工具，比如前文第二個建議中把目標拆解成任務。如果借助Teambition這樣的工具，就可以在軟體上創建一個任務，設好3W（who do what by when），也就是任務內容、執行者和截止時間，即可大幅提高團隊協作效率。
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