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高效遠端工作經驗分享 事半功倍的關鍵習慣養成術【震旦月刊】

高效遠端工作經驗分享 事半功倍的關鍵習慣養成術

文章出處: 文/劉潤‧潤米諮詢董事長 /震旦月刊第598期

如何與同事高效地遠程協作?這是一個困擾公司和員工的問題。當遠程辦公成為潮流趨勢,辦公逐漸脫離時空的桎梏。從某種程度上更加靈活,但同時由於缺乏即時溝通,效率得不到保證。

 

遠端辦公是一個成熟的政策,比如跨國公司的辦公室之間本來就分佈得比較遠,所以團隊之間、員工之間的跨地域遠端協作是非常重要的基本技能。遠端辦公最大的挑戰是管理和溝通效率下降。

 

遠端辦公面臨兩大問題

1)管理效率下降

管理效率下降原因在於管理者見不到員工,沒辦法非常快速地安排工作、調整節奏,員工在做什麼,遇到什麼問題,也沒辦法即時請示或得到指導,溝通合作方面會遭遇挑戰。 

 

2)溝通上不佳 

大家在一起遇到問題時,一抬頭就能跟旁觀同事討論,需要協助就喊一聲,大家可以快速地召集開會等等,這些事情在遠程辦公裡做不到。尤其是每個人都在家裡或者異地辦公室,如果有員工不在工作,管理者其實也不知道;是不是因為心情焦慮,刷著手機無心工作,管理者也無法知道。

3個訣竅讓你更高效

>>第一個訣竅:加強定期溝通

建議大家要開始實行兩個制度:

1. 早會制度

2. 晚報告制度

 

這兩個制度是遠端工作有效率地基本保障。在公司上班的時候,大家的出勤狀態一目了然。可是遠端辦公又暴露另一個盲區-管理者很難知道員工是否準時出勤。

 

其實,準時上班這件事非常重要。當大家都在同一個時間段上班,才有彼此協同的基礎。遠端工作是工作地點換了,工作時間段沒有換,因為大家需要協同,所以需要建立早會制度。早上9點,每個部門都在微信群裡開個語音會議,溝通今天我們要做的事情是什麼,每個人分別要做什麼。每個人都在會議中簡單地講一分鐘,分享今天大概要做的事情,這個早會的目的是大家互相提醒:「我們需要開始一天的工作了。」

 

晚報告則是總結一天成果。晚報告時,每個人需要透過釘釘(DingTalk)或者企業微信,盤點今天做的事,每件事做到什麼程度,今天的工作,有一個怎樣的結果交付給大家。所以早會晚報告,這兩個制度是遠端辦公時很重要的基本管理方式。

 

>>第二個訣竅:把目標拆解為任務

為了避免在遠端辦公時失去目標,我們需要把目標拆解到一個個任務上,把objective拆解為task。目標要達成,每天的task也就是任務先要執行到位。 

舉個例子,公司要向顧客交付一套非常大的軟體程式,中間可能涉及到300多個功能。作為專案管理者,就要把目標聚焦到這週的待辦事項與今天要做的工作。把目標拆解為以天為單位的任務,同時也是訓練一個人的管理能力。

 

>>第三個訣竅:公司準備好線上協作工具

現今的溝通工具已經設計得非常完善,比如微信、企業微信和釘釘系列即時溝通工具。但是大家辦公的時候,往往要基於同一個檔案、共享協作檔案,而即時溝通工具並不能傳輸檔案過大的內容。

 

擔心效率低?試試這4類遠端辦公工具


1. 文檔類——石墨文檔、Office365

支援多人在同一篇文檔上同時做修改。參與一個項目計畫或者一篇報告時,老闆、助理、專案經理、策劃員工,通過石墨或者Office365,大家可以線上共同修改同一篇文章,達到協同目的。

 

2. 傳輸類——雲端空間

把每一天工作的成果都上傳到雲端空間,每天結束的時候,每個人都可以看到彼此交付的成果,第二天再基於這個成果來做第二天的工作。釘釘和企業微信裡面都有類似的功能。

 

3. 管理類——Teambition

就是大家完成一個項目管理任務的工具,比較典型的就是像Teambition這樣的工具,比如前文第二個建議中把目標拆解成任務。如果借助Teambition這樣的工具,就可以在軟體上創建一個任務,設好3W(who do what by when),也就是任務內容、執行者和截止時間,即可大幅提高團隊協作效率。

 

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