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當員工表現不如預期怎麼辦?執行績效改善計畫PIP保障勞資權益【好書推薦】

當員工表現不如預期怎麼辦?執行績效改善計畫PIP保障勞資權益

很多主管一提到對員工進行績效改善計畫(Performance Improvement Program,PIP),心中總覺得有些害怕,一來不知道如何談?二來擔心是否真的跟員工談完之後,員工就一定會離職?

看來很多主管對於PIP的理解不一定到位,可能也不一定清楚,這可是主管必須懂的管理工具,簡單來說,績效改善計畫(Performance Improvement Program),簡稱為PIP,發生的時間點大約在每年績效考核完成後,人資收到主管績效考核結果後,人資單位會進行匯總,確保是否符合PIP的資格,並將名單呈報給總經理,經總經理審核通過後,人資單位就會請主管準備進行PIP。

到底什麼是PIP?當員工績效表現未達預期時,公司願意再提供一次機會,由主管與員工進行溝通,共同制定改善時間與計畫,雙方簽名,確保雙方對於溝通內容,達成共識。

為什麼要做?當組織中員工持續不改善績效或行為,工作意願也不高,能力也不足的情況下,公司必須提供給員工機會,進行改善,才能名正言順,依法處理員工。PIP是主管工具,員工行為有偏差,不處理,不面對,最後終將為主管的負擔。

 

☑ 誰要負責推動績效改善計畫?

誰負責做PIP?肯定是直接主管,由主管直接跟需要進行績效改善計畫的員工溝通。雙方進行溝通後,達成共識,雙方簽名,作為證明。

PIP的結果可以如何應用?綜合評估績效改善的結果後,可以分為:

  • 列入觀察期
  • 延長改善期間
  • 工作確實不能勝任,調任、資遣等

觀察期,通常主管看到員工具有強烈改善意願,先列入觀察期。

延長改善期間,則表示員工改善行為較不明顯,或者有些行為有改善,但部分行為尚未看到改善,主管有看到員工願意改善的意願與行為,所以提供延長改善的時間。

工作確實不能勝任,指的是當員工的工作能力不符合工作所要求時,就可以採取「調任」,提供給員工一次機會,調任到其他部門或者調整職務,或者培訓等方式處理。「資遣」則是當員工的工作能力不符合工作所要求,又完全沒有改善意願,只好請他另謀高就。

舉例來說,某公司績效管理制度,明確定義公司績效等級共分為A、B、C、D、E五級,公司針對績效為E的員工提出PIP計畫。也就代表該員工在績效面談之後,第一次績效結果為E,該員工就直接會進入PIP。週期的長短,取決公司績效考核周期。有些公司是季度、半年或者是一年。假設公司績效管理制度規定,考核周期以年為單位,連續二次績效考核結果為E,才會進行PIP時,即表示該員工如果連續兩年的績效考核結果為E,該員工才會進入PIP程序。

 

☑ 如何推動績效改善計畫?

PIP進行輔導溝通過程,其實跟績效面談相似,但最大的差別是:主管必須逐一列出績效改善項目,規劃改善方法,預計改善時間,每一條項目都需要員工共同討論解決方案,並制定改善計畫,填寫到公司制式的績效改善計畫表。

最後雙方要達成共識並簽名畫押,成為正式文件。其中最重要項目的改善內容必須客

觀,改善目標必須明確,如果員工有缺失,也必須詳細記載。

例如:某家公司對入職一年的銷售人員的績效改善計畫表,如下表。

如果改善的進度不錯,該員工可以列入觀察期。如果該員工改善項目有一半未完成,通常主管會再提供一次延長改善機會,延長時間最多不超過三個月。如果員工沒有改善意願,主管也可以根據其無法勝任工作,進行調職與資遣等多種處理方式。假設績效改善計畫制定時間為三個月,大約三個月過後,需要請主管跟員工再次面談,由主管與員工逐一確認每一條績效改善項目的情況,主管根據員工改善情況,決定評估結果。

通常公司會提供給主管彈性選擇,但基於照顧員工的角度,大多數主管會選擇延長一次,也就是說,當員工第一次績效考核為E時,公司的績效考核周期為

半年,真正處理員工的時間,已經是一年之後,如果員工願意改善,站在公司立場,非常願意提供機會給員工,但如果員工持續不願意改善,就需要靠PIP機制,合法處理員工。

過去主管對於使用PIP處理績效不佳的員工方法,是否合法,表示存疑,經由以上說明,只要公司按照以上所述的方式進行,完全是合乎勞動法令。

最重要的是主管在此過程中,明確理解公司的本意是「提供員工機會進行改善」,並非員工一次績效結果不佳,就進行處理,正確地向員工說明公司推行PIP態度與立場,這是主管職責,學會PIP方法,從此主管不會被績效不佳的員工綁架。

 

本文內容出自林娟《懂用人,當主管心不累:人資長教你帶出好員工的40個實戰QA》,由 PCuSER電腦人文化 授權轉載,原文標題〈績效改善計畫PIP,一定要執行嗎?」〉)

 

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