混合辦公要成功 無縫溝通、享受工作是關鍵
文／震旦月刊第608期 白慧蘭(台灣微軟資深行銷協理)
微軟在全球一百多的國家，雇用超過十八萬各員工，由於新冠疫情衍生的封鎖狀況每個國家大不同，微軟總部在2020年10月正式啟動混合辦公模式。不需要跟任何人報備，員工可以有50%的時間，不需要進辦公室，自由選擇要在什麼地方工作。
混合辦公提供給員工自由選擇要遠距還是進辦公室上班的權利，被視為是能保有團隊感同時兼顧工作生活平衡的最佳工作模式。
疫情後混合辦公 員工進辦公室意願比預期高
歐美國家在嚴峻的新冠疫情下，員工非得要遠距辦公，因而失去了與同事互動的親密感與團隊向心力。隨著疫情趨緩，辦公室重新開放，微軟在全球隨機抽樣2,500人，調查員工在可以回辦公室上班的情況下，會如何安排遠距與進辦公室工作的比例，調查結果發現管理職與非管理職存在差異。主管職會安排45%的時間進辦公室工作，一般員工平均只有39%。
員工願意將39%的時間花在辦公室裡，居然遠遠超過了主管的期望值。
* 8%的員工表示，他們計劃每天都來辦公室，而只有1%的主管希望他們的團隊成員這麼做。
* 48%的員工計劃每周來辦公室3到4次，卻僅有28%的經理對團隊有這樣的期待。
* 將近25%的主管認為團隊每週只會進辦公室1到2次，但其實真正會那麼少進辦公室的員工不到1%。
(圖片來源：震旦月刊第608期)
我們詢問Microsoft員工，辦公室全面開放後，他們預計進入辦公室工作的頻率為何。另外，我們也詢問經理。根據預估，團隊成員前來辦公室工作的頻率為何？調查顯示，受訪員工計畫前來辦公室工作的頻率，遠超越受訪經理的期望。
不管員工希望在哪裡，用什麼方式工作，最重要的還是要能夠與團隊成員無縫的協同作業，也讓主管充分掌握進度，才能夠產生信任感。因此建議有想要爭取混合辦公的上班族，務必要做好計畫，並與主管討論，爭取主管支持。
混合辦公的內涵，是企業認知到在新冠疫情影響與數位轉型的浪潮下，還沒有產生一個最完美的工作方案，適用於所有的員工。微軟CEO Satya Nadella提出混合辦公悖論 （Hybrid Paradox）：｢人們希望能夠靈活地在任何地方工作，卻也同時渴望與團隊有更多面對面的互動。」
新冠肺炎逼著工作者居家上班，是讓人們重新審視自己與工作之間關係的催化劑。當上班族發現了他們可以用不同的方式工作，一樣可以達成企業要求的績效，員工想要思考的不僅僅是在何時、何地的如何工作，還有為什麼要工作。
僱主和員工之間正在形塑一種新的關係
僱主和員工之間正在形塑一種新的關係，員工期望能兩全其美：70% 以上的員工想要繼續保有彈性的遠端工作選項、65% 以上的員工期望增加與所屬團隊面對面工作的時間，為了因應此一趨勢，66% 的企業決策者正考慮重新設計實體辦公空間，以進一步配合混合式工作環境。從資料中可明確看出：極大的彈性和混合式工作型態將重新定義疫情後的職場。
人們越來越希望能夠把工作變成自己喜歡的樣子，不再與生活互斥。這將讓文化迅速轉型，以同理心為基礎，建立與員工彼此信任、互相成就關係的企業，能夠對人才產生非常大的拉力，LinkedIn（領英）將這個現象稱為The Great Reshuffle「大職務調整潮」，混合式工作型態有絕對的必要性，有才幹的工作者會用腳投票，移動去真正能發揮所長，每天起床都很興奮可以去工作的公司。
理想的工作方式是什麼？新冠變種不斷出現，誰也不知道未來的工作會變成什麼樣子，所以沒有人能描繪出理想工作的圖像。每一個人都有不同的風格和不同的需求。新冠疫情讓我們見證，除了制式的辦公室工作，真正能夠戰勝未來挑戰的企業，將願意探索適應不同工作風格的方法，作為幫助每個人都能完成最佳工作，成就更多的必經之路。
(圖片來源：震旦月刊第608期)
疫情中誕生的新詞彙「WORKATION」
WORKATION是在疫情中誕生的新詞彙，意味著工作者可以Working While a Vacation，將渡假與工作合而為一。有一台筆記型電腦就能居家辦公，人們不禁會開始想像，為何不能把電腦帶著上山下海，在大自然的美景或是異國風情中遠距工作？
其實讓遠距工作發生的主因並不是新冠肺炎，而是高速發展的資訊科技，2017年蓋洛普針對美國勞動市場的普查結果顯示，高達43%的工作者有部分時間與團隊遠距協作，53%受訪者表示理想工作必須要能兼顧工作與生活，而每週可以有三～四天遠距的工作者，對工作的滿意度最高。
愈來愈多的工作者在疫後不再盲目地工作，只為了賺取維生的收入，他們開始思索工作的意義，進而選擇從職場登出，造成在美國、英國甚至日本等先進國家方興未艾的「大離職潮」運動。為了留才，已有公司開始將WORKATION視為員工福利，例如Amazon執行長Andy Jassy正式對員工公告，Amazon員工每年可以遠距工作40天，用40天的時間應該可以環遊世界了。
日本政府推動WORKATION 教你邊玩邊工作
日本這個傳統上為企業鞠躬盡瘁的國家，是由政府來推動WORKATION。日本環境省在2016年開始推動「充分享受國家公園計畫」，目標在2020年的時候可以將遊客數翻倍。無奈新冠肺炎這隻巨大的黑天鵝出現，外籍觀光客銳減，只好轉向吸引都市人下鄉，反正不能進辦公室上班，乾脆搬到風光明媚的觀光景點工作，促進地方創生。日本政府為了說服上班族嘗試WORKATION，特別與景區合作，加強網路設施與增設適合工作的區域。經由政府賣力地推廣，已有89個地方政府成立WORKATION相關的機構，也有企業如日本航空導入WORKATION成為員工獲得有薪假的政策。
疫後的旅遊可能代價高昂，不再可能是短暫出行，安慰在職場上受創身心靈的救贖。結合工作與旅遊的WORKATION，讓員工可以保有旅遊的樂趣，又能不耽誤工作，對企業而言則是可以增加員工對工作的滿意度，與企業的向心力，更棒的事，在一個放鬆的環境下工作，員工還有可以爆發更強大的創意與生產力。這是一個對企業與勞工雙贏的旅遊解決方案，企業準備好要為了育才、留才，開始執行WORKATION嗎？
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