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跨階級的共鳴溝通,用心傾聽建立共感連結【震旦月刊】

▲當在現代職場競爭激烈的環境中,有效的跨階級溝通和溝通技巧是關鍵,不僅能減少誤解和衝突,還能提升工作滿意度、促進資訊流通、建立關係,最終實現共同的目標。(圖片來源:RF123)


文/震旦月刊626期/林由敏.中華人事主管協會執行長


根據職場社群平台LinkedIn歸納出2023年最搶手的20項工作技能中,溝通能力僅次於管理能力位居第二;無獨有偶,媒體與大學共同推動的「未來人才調查中」,談及未來10年最重要的能力,企業與個人一致皆認為是「溝通與協商」的能力最重要,可見溝通能力在當代職場中的重要性。

現今在競爭激烈的職場環境下,培養專業實力固然重要,但隨著工作場域的多元化、多樣化的團隊協作興起,人際溝通也變得愈來愈重要。


善用說話藝術 建立有意義的連結
 

有效的溝通不僅是傳遞訊息,更是建立關係、解決問題和實現目標的核心工具。無論是初入職場或是在職場已有多年實務經驗的工作者,懂得掌握溝通技巧,從正確的說話方式到積極的傾聽,從適當的非語言表達到適時的回饋提供;藉由善用說話的藝術,能夠使彼此在互動中建立更有意義的連結,促進團隊之間的理解合作、成長和發展,達到以溝通的力量實現雙贏。


然而不同職級的人,在職場溝通中可能會遇到各種溝通困難。這些困難可能源於角色的不同、溝通對象的多樣性,以及資訊的不完整性或內容的複雜性。


首先是基層執行者,往往會因為缺乏完整或準確的訊息,而在執行上感到困惑、不理解,致使無法理解工作任務的全局與目標;也常常因為身處大型的組織或團隊中,不容易充分表達自己的觀點和意見,導致個人聲音不被聆聽而遭遇挫折或溝通障礙;除了組織的規模外,也會因為工作環境的多元化,容易讓語言和文化差異成為資訊傳達準確與理解的阻礙。

 

在中階主管的角色上,可能會接收大量來自高層或部屬的資訊,導致資訊的處理過載或困惑;也由於位處上下兩方的交會點,中階主管會需要將高層的戰略性目標轉化為具體的行動,並且有效傳達給團隊成員,在兩者的角色之間容易面臨衝突,導致溝通難度增加。
 

而身為高階領導人,則是容易面臨資訊在傳遞的過程中,出現被過濾、篩選的情況,使得高階領導人無法了解資訊全貌,導致決策不易;同時高階領導人的言行也可能會被賦予不同的解讀,致使溝通誤解或產生不必要的困惑;由於高階領導人必須在不同層級間進行溝通,將策略目標轉化為實際執行項目,這往往會需要平衡不同層級的需求與期望。


各階層主管該如何建立信任與共鳴?
 

透過學習適切的溝通技巧、建立信任和共鳴,以及提高對多元文化的敏感度,不同職務階級的人便能夠克服這些困難,建立更有效的溝通,促進工作效能,實現個人和組織的目標。
 

以基層執行者的難題來說,可以透過積極參加會議、提出問題,主動尋求完整和準確的資訊,來確保足夠理解工作任務的全局與目標;也可藉由定期的一對一會議、意見回饋箱或部門交流會等的方式,鼓勵基層勇於分享自己的意見與想法;進一步也可以安排相關訓練課程提升溝通能力,例如:簡報表達、提問技巧等,讓執行端能夠更容易理解且傳遞出完整的資訊。


中階主管則是需要確保資訊在接收和傳遞的過程中,不被過濾或篩選,因此可以運用正式的管道如會議、信件,以及非正式的管道如電梯談話等,確保資訊能夠被準確傳遞;在接收與傳遞過程中,也必須清楚定義個人角色,以利減少角色衝突,並利用同理心、清晰的溝通技巧和適當的激勵手段,使溝通更加順暢。

 
要化解高階領導人的難題,則是必須從鼓勵開放溝通開始,讓同仁有場合、機會或是平台能夠提出問題與意見,降低彼此的誤解與猜測;藉由制定明確的溝通策略,將戰略目標與方向適當且清楚地傳遞給不同層級,確保資訊的一致性;並且善用影響力、透過定期的公司大會演講與具體範例說明,提升同仁對於所提的願景方向、營運目標的興趣和參與度。


但談到職場溝通,除了前面提到的解決各職級的難題方法之外,也有非常多適合於所有階級的溝通策略和技巧,可以參考如下:

 
1. 簡潔清晰的表達

以適合敘述對象且簡潔、明確的語言表達你的想法。避免使用過多的專業術語、行話或冗長的句子,讓對方能夠快速理解訊息。
 

2. 傾聽與適度提問

在溝通過程中,給予對方充分的注意力,積極地聆聽他們的觀點和想法,了解對方的需求和關注,並使用開放性的提問方式引導對話,同時提供具體的反饋,幫助對方更完整表達個人想法;這不僅表現出尊重,也能夠幫助你更好地理解對方的立場。

 
3. 留意非語言溝通

注意個人的非語言表達,如臉部表情、聲調、手勢和姿勢。這些也都是溝通的一部分,能夠加強或降低你的說話效果。

 
4. 適應多元的文化

了解不同文化的溝通習慣和禮儀,運用尊重和敏感的態度進行溝通,避免因語言或行為差異引起誤解和冒犯。

 
5. 應對挑戰與衝突

遇到溝通困難、分歧或衝突時,不同職級的人都應該勇於面對挑戰,即時且冷靜地討論解決問題,尋求共同解決的方案,同時學習改進溝通模式;適時肯定和感謝對方的貢獻和合作,不僅能鞏固良好的工作關係,還能增強合作意願。

 
6. 溝通工具的運用

在使用電子郵件、通訊軟體或是數位化管理等工具時,注意使用正確的標題和語氣,避免造成誤解或引發不必要的誤會。


跨階級溝通  營造團隊精神創雙贏

無論是基層執行者、中階主管還是高階領導人,良好的職場溝通都能帶來多重效益。不只能夠減少誤解和衝突,打造積極的工作環境,提高工作滿意度;同時,溝通能夠促進資訊的流通,確保每個人都獲取到他們所需的訊息,以利更有效地執行任務。最重要的是,有效的溝通有助於建立關係,激發共鳴,從而形成更具合作精神的團隊,實現共同的目標。
 

在現代職場競爭激烈的環境中,溝通不再僅僅是一項技能,更是一種核心能力。透過運用適切的溝通策略和技巧,不同職務階級的人們能夠在職場中更自信、成功地實現個人和組織的目標,為職場創造更多的共贏機會。

 

 

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