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薪資單為勞檢三寶之一!公司須主動提供,不是員工申請了才給【HR好朋友】

薪資單為勞檢三寶之一!公司須主動提供,不是員工申請了才給-HR
▲提供薪資單一定要以「實體」作為依據?但其實提供的形式並不限制於紙本(圖片來源:freepik,CC Licensed。)

文/HR好朋友

每個月的發薪日對人資們來說可以說是又愛又恨的一天,愛是因為自己也能領到一個月工作下來的果實,而恨則是每次到了公司發薪日前都忙得昏天暗地!畢竟要計算小心不得出錯,數量一多起來真的十分耗費心神,而伴隨薪資發放,提供給員工的薪資單也有值得注意的地方,今天就讓編輯帶領大家一探「薪資單」的眉角。

被稱作「勞工三寶」之一:薪資單可以不發嗎?

勞工有哪三寶?根據勞基法規定,有三項「寶物」與雇主切身相關,勞工名卡、工資清冊以及出勤紀錄等資料,為雇主必須置備且須保存 5 年,而這三項也是一般俗稱的「勞工三寶」。

而上述所提到的工資清冊,也是記載發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事的內容。在勞基法中的第 23 條第 1 項便有規定,雇主應提供工資各項目計算方式明細(也被稱為:薪資單、薪資明細、薪水條等等)給勞工,主要也是為了讓勞雇雙方權利義務更加明確,亦能使勞工掌握關於工資的完整資訊。

也因此,雇主是有義務提供薪資單給勞工的喔!

薪資單的項目有包括哪些必須列上去?

薪資單上面所羅列的項目,在勞基法施行細則中的第 14-1 條所定工資各項目計算方式明細,應包括下列事項:

一、勞雇雙方議定之工資總額;
二、工資各項目之給付金額(如:本薪、獎金、津貼、加班費……)
三、依法令規定或勞雇雙方約定,得扣除項目之金額(勞健保、福利金、勞退自提……)
四、實際發給之金額。

薪資證明範本

上述有關薪資單中應記載的項目若是仍有不了解的地方,也可以到勞動部所提供的「工資各項目計算方式明細」 參考範例查看。

薪資單為勞檢三寶之一!公司須主動提供,不是員工申請了才給-HR推薦閱讀:HR們快看雇主有沒有「勞工三寶」!北市勞動局呼籲須小心以免受罰!

薪資單一定要給實體,還是能給電子版本?

或許你會以為,提供薪資單一定要以「實體」作為依據,但其實提供的形式並不限制於紙本。在日前許多原先採以紙本的方式已經改為 e化,勞動部先前亦有表示,薪資單的發放也能用電子資料傳輸方式,舉例來說,像以電子郵件、簡訊、通訊軟體、事業單位內部網站之薪資系統等等,都是可以提供薪資單喔!

另外,只要勞工可隨時取得及可以列印的薪資單等資料,雇主不必主動給予也是沒問題的,但此一狀況的前提為:可隨時取得的狀態。

中華民國勞資關係協進會指出,如果公司有特定的系統,使勞工可以隨時登入查閱、列印其薪資內容,那麼雇主其不「主動」發給明細其實也不構成違法。

薪資單可以採申請核可制、簽名確認就收回?

而常見實務上來看,也有許多公司是採規定,薪資單以勞工須經過「申請核可」後才能取得,或是讓勞工「簽名確認就收回」等狀況,勞動部也特別指出,這幾種狀況皆不符合規定。

給勞工的薪資單,雇主也需要留存?

而有關薪資單,不只是要主動提供給勞工,雇主本身也需澳留存相關資料喔!前面有和大家提到,「工資清冊」應保存 5 年,未依法置備者將面臨 2 萬至 100 萬元罰緩,屆時勞檢到了可就要特別小心!

 

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