【李朗日專欄】學習總務行政管理是成為未來領導者的條件之一

學習總務行政管理可培養成為未來領袖所需的能力

總務行政管理，無論在大公司、中小企業、政府、學校、銀行、醫院或社會團體等服務機構，在組織上都一定有『總務行政部門』這個單位設置，總務功能是負責後勤支援及服務的『幕僚』工作，總務人員如何配合企業資源與需求，協助管理、支援、整合，以達成企業經營目標。其工作內容要點包括了環境、車輛、庶務、物品文件、接待、財產、庶務採購、餐廳、警衛、集會、營繕工程、安全衛生、職工福利、宿舍、勞資關係、公關財務、股票、經營及國際庶務等各工作項目的管理，可謂是最強的後勤及支援單位。

中華人事主管協會資深講師 李朗日指出，總務部門對外代表了公司形象，總務人員服務的親切、禮儀、快速會留給客人很重要的第一印象；總務部門是企業重要幕僚或良好助理，總管行政管理的角色，上級交辦、大小事情都要做、雜務事務總管，如建廠、股票上市、股東大會、董事會、職工福利、環境及洗手間清潔等，必須把總務工作做好；總務部門是幫助企業其他各部門充分發揮其功能，
要主動的協助與服務生產、銷售、採購、財會等各部門工作，事前發現問題，解決各部門問題。

總務在幹嘛？總務工作內容是什麼

總務部門是支援及服務部門，也就是企業的『管家婆』或『總管』，總務人員的人格特質必須主動、熱忱、敬業、踏實、任勞任怨的服務精神。總務部門就像軍事單位的『聯勤總部』一樣，默默的支援服務，不計較功勞的一群『幕後英雄』；總務部門也要懂得協助企業降低成本，總務在庶務採購、營繕工程及節能減碳等工作推展，為企業節省管理費用。

李朗日提到，總務行政人員要建立正確觀念與耐力，要有誠懇、不計較、多做事、少抱怨的服務理念的精神；也需要主動積極的工作態度，總務人員的走動管理，例如每天與各部門主管、同仁溝通與協調，並利用工廠朝會和同仁請教，改進總務行政工作上的缺點，以提升各部門工作效率；要培養敬業與熱忱，總務人員要比別人早到公司、比別人晚回家的敬業態度，以及任勞任怨精神，並能接受批評與改進；當然要必備用心及責任感，行政總務人員要有熱心、用心、關心的「創心」精神。

總務需具備什麼能力？

另外也需具備溝通及協調能力，及互動互助的溝通協調精神，例如運動大會、園遊會及公司廠慶等分工合作計劃；能有良好的人際關係與國際觀，總務對外和對內建立良好人際關係，以及到其他公司參觀總務實務工作，做為總務的改善借鏡；具備創新與資訊科技的技能，推動文件、檔案、採購及財產等管理電腦化；更優秀的要整合團隊管理，總務對專案管理工作，如新建員工住宅、集會活動及餐廳外包等改善工作，應請求各部門共同參與專案計劃；最後要勇於接受挑戰與學習，觀摩友廠餐廳管理、車輛管理、財產管理、職工福利等工作改善。

李朗日提醒，學習總務行政管理是成為未來領導者的條件之一，若有志投入總務採購行政管理，可努力取得專業證照如總務、採購、安衛、消防等證照，不斷自我學習及外界進修，並參加總務研討會與座談會，以便認識同業總務行政人員相互觀摩，在職場上也可向客戶或供應商請教與學習總務行政管理，甚至至國外進修或參訪國外企業總務行政的實務做法，也要加強目前總務行政工作實務經驗，並對於人與事懂得多、看得廣，其實總務行政工作經驗亦可運用在家庭生活及社區服務。

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