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採購總務部門對外代表公司，對內將協助各部門充分發揮功能，更是企業降低成本、提升整體競爭力的關鍵因素！中華人事主管協會資深講師 李朗日提到，採購人員為了長遠發展，應建立雙贏的供應商夥伴關係，首先要減少供應商的班底數量(Reduce Supplier Base)，合理的供應商數量有助於降低成本，以及有效的管理供應商；建立互信的交易基礎(Mutual Trust)：公平、公正、合理、尊敬、廉潔、言行一致等做法。
再來要營造無障礙的溝通環境(Efficient Communication)，誠懇的雙向溝通分享資訊(sharing information)、了解彼此文化差異、從基層人員到高階主管、從願景到技術 /產品的發展等，主動積極的做法，一起解決採購與供應問題；提升彼此的信任與忠誠度：採購獲得供應商對訂單突然增加的迅速回應、要求供應商提前交貨、確保零組件的立即交貨等。供應商更樂於提供技術支援、自備庫存、其他服務、容易談判、更好條款等，並且定期尋求供應商之回饋(feed-back)意見。
李朗日指出，供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)，研發在規格開發的過程初期，邀請一個或多個經過篩選的供應商，參與買方的產品設計小組的做法。供應商先期參與的目的，是在運用供應商的專業知識以及經驗，來共同設計開發出符合可有效製造的產品規格。供應商先期參與的優點，包括製造程序、資本財獲得預算、產品或服務的開發/實施、成本、品質、供料供給率、技術、設計、產品共同開發、循環時間等雙方事前協商合理價格，縮短研發時間，促使新產品早點上市，爭取市場時機。採購先期參與(Early Purchasing Involvement , EPI)，事先了解客戶部門之未來計劃、消費習慣、使用技術、組織中角色之自我定位、外部需求等，在新產品開發過程和研發部門互動並參與作業。
也要遵行準時付貨款(On Time Payment)：採購最基本應遵循，以金錢與供應商交換物品與服務，從供應商的角度，這是對合約履行的承諾，有助於獲得供應商最佳的配合；對供應商進行教育訓練(Supplier Education and Training)，視供應商為在外工廠的延伸，與供應商擁有共通的語言，視為一種投資；最後就是要聯合進行持續性的改善 (Joint Continuous Improvement)，對目標的共識 (common goals)，衡量績效的最佳方法，供應商認證程序的重要環節。
李朗日提到，到底如何訂定採購部門績效指標？首先可從利潤供獻度分析比較，再來可從原物料、零組件價格比較，例如從標準成本或目標價格比較、去年或上次價格比較、底價或預算比較、市場行情價格趨勢指數、預購損益或定期成本降幅數據分析，在物料與服務品質統計部份，以供應商每批交貨的退貨或不良率統計，做為設計修改及物料替代的改善。供應商的可靠性評估比較部份，則可從延遲交貨與批退拒收次數、物料運送錯誤訂單比率、交貨數量錯誤訂單比率、運送廠商運輸服務之品質與可靠性比較等。
在供應商的開發家數部份，則要考量採購選對供應商對企業成本影響非常重大，當供應商愈是可靠、配合度佳，雙方交易成本也就愈低；在訂貨數量與存貨投資比較方面，則可以目標存貨與實際存貨水準比較、呆滯料數量統計、缺料與停線次數、供應商庫存與存貨節省比較等；在採購支援的有效性方面，則可從遲交訂單、延遲交貨之缺貨比率、延遲交貨導致停線次數等；在顧客滿意度部份，可從 外部顧客（參與貨源搜尋供應商滿意度調查），或內部顧客（採購主動與業務、研發、生管、工廠等部門溝通與協商之滿意度調查），最後則可進行創造力，也就是對供應商的發掘價值與創新調查。
而採購人員績效評估指標，每項依百分比計算分數參考如下：
1、採購金額評核：採購人員當月份採購金額除於每月平均採購金額
2、採購效益評核：採購人員當月份採購效益除於每月平均採購效益
3、採購件數評核：採購人員當月份採購件數除於每月平均採購件數
4、採購天數評核：採購人員當月份採購天數除於每月平均採購天數
5、品質異常件數評核：採購人員當月份品質異常件數除於每月平均品質異常
件數
6、交期異常件數評核：採購人員當月份交期異常件數除於每月平均交期異常
件數。
7、供應商開發家數評核
8、採購作業期限縮短評核
9、主管評核(品德、合作、交辦、管理等)
中華人事主管協會執行長 林由敏提到，為協助採購人員提升解決問題與專業能力，並建立良好的採購供應管理機制，特別邀請具有超過30年採購管理經驗的李朗日老師，與具有多年採購總務執行經驗的姜正偉與朱根正老師，聯手擘劃【採購暨總務專業人員認證班】，台北場將於3/2（六）準時開課，本認證課程嚴選採購暨總務核心職能，從採購總務策略規劃及作業流程開始，透過優質供應商遴選與長期信任合作關係建立，到採購供應的風險管理及契約製作，結合採購談判議價與資產盤點，不僅能夠提高工作效率，更能讓成本降低，亦能有效提升採購總務人員之執行管理能力，更能增加自己無可取代性及提升對企業獲利能力的貢獻度！同時開辦【A.P.S採購與供應從業人員基礎採購檢定班】與【C.P.P.採購管理師認證班】，強化您的職場競爭力！
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