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『各位同仁！別忘了明天早上九點的業務會議噢！請準時出席』相信這是上班族最常聽到或收到的通知，每當接收到此訊息，只能無奈的皺皺眉、搖搖頭，心裡默想『唉！又開會』。對上班族而言，每日馬不停蹄的開會、討論、聽從裁示、整理會議紀錄、追蹤會議決議進度，已是家常便飯，更是佔據工作時間的常備重要事項。
中華人事主管協會資深講師 周純如指出，會議是什麼？會議就是『匯意』，指依不同的會議類別，將特定範圍的人員召集在一起，對某些專門問題進行研究、討論，有時還需作出決定的一種活動形式，會議主要目的是將眾人的意見透過討論及意見交流產生共識，進而公平合理的分派工作，以達到問題的解決及效益的提昇。在會議進行過程中，因意見或共識的謀合落差，造成部門或同事間的對立及衝突，深究其源於多數出於參加會議的成員於會議進行中遺忘了應具備的會議禮儀與尊重。因此，了解會議目的及正確地運用會議禮儀規範來提昇會議品質並且能創造出較佳的會議效率。
在會議進行的各項工作中，以會前的組織工作最為關鍵，其目的為使會議參與人能更精確瞭解會議流程。它在大體上包括以下四個層面。
一、會議的籌備（前置工作）
舉辦任何會議之前，皆須先行確定其會議主題及會議名稱。這必須於會前與會議召集人或主席確定，負責籌備會議的工作人員，則應配合會議主題，將召集人議訂的會議規模、時間、議程等組織落實，議程的設計需依會議類型實際需求區分為：全體出席、分組討論、會議長短、中場休息、午晚宴安排、會外旅遊等。大型會議更需組成會議專門籌備小組，訂定明確的分工計劃並依任務依序安排各成員工作及會議流程中所扮演的職分。
二、會議通知的編擬及發放
舉行會議召開前均應依會議屬性之不同製訂通知書樣式，此通知書亦含括邀約有關單位或嘉賓而發的邀請函件，應事先擬定邀請函的設計製作，而依時提前向與會者發放會議通知書或邀請函；發放會議通知函，應設法保證其及時送達，不得耽擱延誤。會議通知書（函）內應載明：會議主題、議程、召集單位、主持人、出席人員、會議時日、會議地點、備註、發文人及服裝規定等。
會議通知函組成要件－擬寫通知函時，應力求其通知事項的完整性，文中需包含：WHY（目的）：讓所有與會人員了解會議的目的；WHEN（時間）：要讓所有的參會人員了解，會議開始的時間和預計進行的時間；WHERE（地點）：是指會議在什麼地點進行，要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行；WHO（人物）：貴賓名單依職階或介紹之禮儀順序排列；WHAT（議題）：就是要討論哪些問題；OTHERS（其他事項）：根據會議的類型、目的安排會議桌及座次、會議物品等相關配備。
三、會議場地及座位的安排
會議桌的排列方式，座次的安排以主席為中心、右大左小為原則。一般常見的會議室場地格局配置有下列幾種編排方式：Classroom 教室型 、Theater 戲場型 、Cabaret 自助餐型 、U shaped 馬蹄型 、T shaped T字型 、V shaped V字型 、Boardroom 方型 及Swallow 口字型等。
四、會議座位的禮儀
場地佈置與座位安排足以表現出禮儀的規範性和對來訪者或與會者的尊重，會議座位的安排有多種形式，在國際禮儀上，座位的原則乃是「客隨主坐」，但很多本土企業卻是相反的「主隨客坐」。若你是客人，進入會議室時一定要先主動詢問接待人員該坐在哪裡，如果對方沒有明確回答，可再進一步詢問主席或高階主管習慣性的座位。如果受到邀請參加一個排定座位的會議，最好等著接待人員將自己引導到座位上去。通常會議主席坐在離會議門口最遠的桌子末端。以長型的會議桌而言，一定要避免坐在四邊最中間的位子以及特殊型座椅的「權威椅」，因為這些位子都有可能是主人位。在座位的安排上，有分賓主各坐一方或賓主併坐或穿插而坐，但通常的安排多為貴賓席位安排在面對正門位置，其他客人按禮賓順序依序在主賓側就座，主席陪見人則在主人側按身份高低就座。若是國際賓客會見，會議場間有安排翻譯員或記錄者，則應安排坐在主人和主賓的後面。以一般坊間會議室中通常使用長方形或橢圓形桌子，均以面對正門為上座，會議桌一端向正面，則以入門的方向為準，右為主賓方，左為主人方。
常見的長型會議桌說，可分為四種不同的坐法：
（1） 親切位： 雙方坐在同桌角的各一側。例如你想對來訪者表達友好的親切感，或是上司想安撫下屬時，這種坐法可讓對方覺得安心。
（2） 對坐位： 意指雙方面對面相對而坐的座位。這種坐法會產生相互抗衡的氣氛，形成某種程度上的距離感。在會議中，這種坐法有鞏固個人立場的效果，適用在談判的場合；或者當上司想讓下屬知道事態嚴重，或是想讓廠商知道今天的談論內容是非常正式而且嚴肅的時候，都可以採取這樣的坐法。
（3） 輔佐位：雙方同坐於桌子較長的一側，通常老闆的親信會坐在輔佐位，給予支援及協助；關係親密的主客也可採用這種坐法，方便輕聲討論。
（4） 疏離位： 長桌上兩側斜對角的位子，僅在雙方關係不佳才以此種方式入座，若你與對方並無交惡，可不要一時疏忽入座，以免造成不必要的誤會。
五、參與會議的基本禮節
在與會者的穿著禮儀部份，衣著的款式，依會議的形態來區分，原則上以穿著整潔，儀表大方，不需華麗昂價衣物，切忌不修邊幅，邋裡邋遢，更不可穿著涼鞋或夾腳拖鞋與會；正式會議場合男士應穿著西裝、打領帶，女士應穿著俐落式套裝，切忌過於曝露。
中華人事主管協會執行長 林由敏表示，合宜的會議籌備與禮儀 將創造較佳的會議效率。中華人事主管協會「專業秘書暨行政管理師認證班」，特邀具有多年秘書實務經驗的名師群，從內在專業面、效率面及溝通面到外在的形象打造，讓您一次獲得多位大師的祕笈精華，不但提升秘書的關鍵職能，包括檔案管理、時間管理、人際溝通、電話禮儀、商業文書製作等並同時成功塑造企業與個人公關！本認證課程將於台中場5/25、台北場6/2、桃園場6/15、高雄場7/6、宜蘭場7/27陸續開課，想從成功秘書身上得到正向思維及向上動力的您，千萬不要錯過！
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